Tijdelijk wisselen van werkplek bindt OK-medewerkers

Hoewel de zorgsector al veel inspanning levert om meer studenten op te leiden voor de OK, is dit niet het enige antwoord op de personeelstekorten. Minstens zo belangrijk is het om grip te krijgen op de uitstroom van medewerkers in vaste dienst. Om hen te blijven binden en boeien blijken persoonlijke ontwikkeling en het bieden van loopbaanperspectief heel belangrijk. De ziekenhuizen in de regio Rotterdam-Rijnmond hebben samengewerkt aan het project ‘Regionaal Uitwisselen’, en daarmee een uitwisselingstraject ontwikkeld waarmee OK-medewerkers tijdelijk van werkplek wisselen om in een ander ziekenhuis nieuwe ervaringen, kennis, inspiratie en energie op te doen.

Sonja van den Berg is projectleider ‘Regionaal Uitwisselen’ namens werkgeversorganisatie deRotterdamseZorg. Al in 2016 startte zij met een voortraject voor het uitwisselingsproject, toen nog onder de naam ‘Carrousel’, waarbij anesthesie- en operatieassistenten en zorgmedewerkers van de IC en Eerste Hulp een uitwisseling konden doen. De toenmalige opzet bleek te stug wat betreft de duur en voorwaarden van de uitwisseling, en verzandde door gebrek aan maatwerk. Wat bleef, en zelfs toenam, waren de zorgwekkende uitstroomcijfers van medewerkers in vaste dienst die de OK verlieten.

Maatwerk voor iedereen

Om het tij van toenemende uitstroom te keren, formuleerden de OK-managers van de ziekenhuizen onder leiding van Sonja en haar projectteam een nieuw project ‘Regionaal Uitwisselen’, dat onderdeel uitmaakt van het programma Operatie Bezetting OK Sonja: ‘Van onze ervaring met de Carrousel hadden we geleerd dat de uitwisseling maatwerk moet bieden, zowel qua leerdoel als duur van het traject. Daarom zijn we begonnen met een onderzoek naar de verschillende doelgroepen onder de OK-medewerkers. Er zijn nieuwsgierige medewerkers die uit zichzelf overal makkelijk binnenlopen, maar ook medewerkers die niet van werkplek durven te veranderen maar wel behoefte hebben aan nieuwe energie. Weer anderen zoeken specifieke nieuwe kennis die niet aanwezig is in hun eigen werkomgeving. De uitwisseling zou voor alle doelgroepen moeten leiden tot meer plezier in hun werk, zodat ze blijven en niet vertrekken.’

Het kan ook anders

Om het vermeende positieve effect van de uitwisseling te testen, organiseerde de projectgroep in juni 2021 een pilot. Naast het testen van het netwerk en de routing van de uitwisseling wilde de projectgroep ook de ontwikkelde middelen ter ondersteuning van de uitwisseling testen, zoals een informatiefolder voor teamleiders en medewerkers, een routebeschrijving, contracten en inwerkschema’s. Tijdens de pilot wisselden elf medewerkers tijdelijk van werkplek. Onder hen was Ingrid Papavoine, sedatiepraktijkspecialist in het Ikazia Ziekenhuis. Zij liep mee op de sedatieafdeling in het Franciscus Gasthuis in Rotterdam. Ingrid: ‘Ik ging niet zozeer om iets specifieks inhoudelijks te leren, maar om een algemeen beeld te krijgen van de inrichting van hun sedatieafdeling en procedures. Door in een andere omgeving te werken, zie je dat het ook anders kan, en leerde ik dat het goed is om zo nu en dan te kunnen improviseren.’ Ingrids uitwisseling duurde kort, maar dat is volgens Sonja geen bezwaar: ‘De één wil een nieuwe operatie leren, en heeft dat na vier dagen gezien, de ander is uitgekeken op het huidige werk en gaat een halfjaar lang elders aan de slag. Het ging tijdens de pilot vooral om het ervaren van de positieve energie van een uitwisseling.’

Bij aanvang van de pilot waren in de wandelgangen ook sceptische geluiden te horen, met name gericht op het risico dat medewerkers na de uitwisseling zouden vertrekken omdat ze het werken in een ander ziekenhuis leuker vonden. Ingrid ziet dit anders: ‘Het is ook een goede gelegenheid om weer te waarderen waar je vandaan komt. Het hebben van routines in je eigen werkomgeving is ook fijn, maar dat ervaar je pas als je er even uit bent geweest. En het goede dat je in een ander ziekenhuis leert, neem je mee terug.’

Communicatie en reflectie

De pilot was voor zowel de OK-medewerkers die eraan deelnamen als de ziekenhuizen een succes. De enthousiaste geluiden spitsten zich vooral toe op het werken met nieuwe technologie, het doorbreken van de dagelijkse routine en het positieve effect op de energie en het zelfvertrouwen. Een leerpunt bleek de communicatie, zowel tussen medewerkers en teamleiders, als tussen de teamleiders uit de verschillende ziekenhuizen onderling. Sonja: ‘De medewerkers en teamleiders moeten voorafgaand aan de uitwisseling een helder en gezamenlijk beeld krijgen van het leerdoel. Alleen dan kan een teamleider dit duidelijk overbrengen naar de teamleider van het ontvangende ziekenhuis. De teamleiders uit de verschillende ziekenhuizen gaven aan elkaar beter te willen leren kennen, zodat zij makkelijker kunnen overleggen bij het plaatsen en begeleiden van de medewerkers tijdens de uitwisseling. Daarom organiseren we dit jaar nog extra bijeenkomsten om de onderlinge banden te versterken.’

Ook op het gebied van reflectie was er na de pilot nog ruimte tot verbetering. Na terugkomst van de uitwisseling bleek het soms moeilijk om het geleerde ‘terug te geven’ aan de eigen teamleider. Sonja: ‘De ziekenhuizen kunnen ook leren van de ervaringen van de OK-medewerkers bij het uitwisselen. We hebben naar aanleiding van de pilot een leidraad opgesteld voor het gesprek met de medewerker die op uitwisseling gaat, en voor gesprekken over het leerdoel bij binnenkomst en over de tussentijdse vorderingen. Er is ook een richtlijn voor het evaluatiegesprek aan het eind van de uitwisseling waarin teamleider en medewerker bepalen of het leerdoel is behaald. Daarnaast zijn er in de regio ambassadeurs aangewezen die zich proactief inzetten voor het project en beschikbaar zijn voor vragen. Bovendien krijgen medewerkers tijdens de uitwisseling een buddy toegewezen die hen wegwijs maakt en aan wie zij praktische vragen kunnen stellen.’

Ook Ingrid ziet de uitwisseling als tweerichtingsverkeer: ‘Voorafgaand aan de start van een uitwisseling begin je met het vaststellen van je leerdoel, zodat je met een duidelijke focus op je tijdelijke werkplek begint. Het zou een mooie aanvulling zijn als ook de ontvangende afdeling meer richting geeft aan de uitwisselingsdagen, en benoemt wat voor hen belangrijke leer- of observatiepunten zijn. Dan hebben beide partijen wat meer houvast.’

Uitrol

Sinds half februari is de regionale uitwisseling officieel van start, en toegankelijk voor alle OK-medewerkers van ziekenhuizen in de regio Rijnmond. Voor het eerste jaar is het doel dat 5-10% van de OK-medewerkers voor de uitwisseling kiest. Sonja: ‘Dat is ambitieus, gezien de tekorten op de OK. Want afdelingen waarvan een medewerker op uitwisseling gaat, zijn deze “kwijt” in de planning, en bij afdelingen die een medewerker ontvangen wordt deze als boventallig gepland. Het levert dus op korte termijn geen extra handen op. Toch hopen we dat het regionaal uitwisselen lang blijft bestaan, omdat het medewerkers op de langere termijn wel “fris en fruitig” en dus duurzaam inzetbaar houdt. Ook kan het een mooie opstap zijn naar het werken in een regionale flexibele schil, waarbij medewerkers daadwerkelijk arbeid verrichten in andere ziekenhuizen, en op die manier energie op doen en meer regie kunnen nemen op hun eigen werkschema.’

Een cadeautje

Sonja is trots op haar projectteam met medewerkers uit alle ziekenhuizen in de regio, dat ondanks alle coronastress en tekorten op de werkvloer, het project ‘Regionaal Uitwisselen OK’ heeft doorgezet en ontwikkeld. ‘Het is bijzonder om te zien hoe iedereen zich daarvoor heeft ingezet.’

Die samenwerking heeft ervoor gezorgd dat OK-medewerkers veilig en tijdelijk nieuwe werkervaringen kunnen opdoen op een andere plek, zonder dat zij daarvoor hun baan hoeven op te zeggen, of uit frustratie zelfs de zorgsector verlaten. Zij kunnen na de uitwisselingservaring rustig nadenken over hun ontwikkeling en toekomst. Met elkaar geven wij ze ruimte, vrijheid en de regie over hun eigen toekomst. Medewerkers noemen dat wel een cadeautje.

Ingrid vindt de uitwisseling voor herhaling vatbaar en zij heeft nog een paar tijdelijke werkplekken op haar wensenlijstje. ‘Ik zou graag andere procedures bij het sederen willen zien in specialistische omgevingen zoals het Brandwondencentrum van het Maasstad Ziekenhuis, of mee willen kijken op de OK bij de dagelijkse operaties. Ook in het Erasmus MC is er een aantal sedatieprocedures die ik nog niet heb gezien. Daarvoor is de regionale uitwisseling echt een aanrader. Niet alleen om nieuwe technieken of procedures te leren, maar ook als je een aanvullende opleiding overweegt. Door tijdelijk mee te draaien op dat werkgebied, kun je in de praktijk ervaren of het bij je past. Natuurlijk is er een drempel als je op een onbekende werkplek komt met nieuwe collega’s. Daar moet je jezelf even overheen zetten, want het is echt de moeite waard.’

En door …

Nu de regionale uitwisseling sinds half februari is geïmplementeerd in de gehele regio Rotterdam-Rijnmond is Sonja’s team opgeheven, maar de onderlinge band en samenwerking niet. ‘De operatie- en anesthesieassistenten uit het projectteam zijn nu ambassadeurs en in hun eigen ziekenhuis aanspreekpunt voor vragen rondom het uitwisselen. Ik hoop dat ziekenhuizen in andere regio’s ook enthousiast worden door dit artikel, en dat ze eenzelfde uitwisselingstraject willen opstarten. In dat geval is mijn advies: ga vooral niet zelf het wiel uitvinden, maar bel ons! Wij delen graag onze ervaringen.’