Met Job Instruction het werk beter en leuker maken

Binnen het Erasmus MC wordt het geven van een Job Instruction steeds populairder. Het is een specifieke manier van inwerken die in het begin wat overtuiging nodig heeft, maar uiteindelijk kwalitatieve resultaten oplevert. In dit artikel deelt het Erasmus MC haar ervaring met het trainen van operatieassistenten in het kwalitatief scannen van implantaten & CSA-medewerkers in een geheel nieuwe werkwijze.

Wat is Job Instruction?
Job Instruction (JI) is een onderdeel van Training Within Industry (TWI), een programma dat werd ontwikkeld tijdens de Tweede Wereldoorlog om de productie-efficiëntie en -kwaliteit in Amerikaanse fabrieken te verbeteren. TWI bestaat uit verschillende modules, waarbij Job Instruction (JI) specifiek gericht is op het gestandaardiseerd en effectief trainen van werknemers in hun taken. Het standaardiseren van werkprocessen speelt een cruciale rol bij het waarborgen en verbeteren van kwaliteit. Iedereen die de Job Instruction ontvangt, krijgt precies hetzelfde aangeleerd. Op deze manier wordt gestreefd naar standaardisatie van bepaalde werkprocessen. Bij het creëren van de standaard, die gebruikt wordt tijdens de Job Instruction, wordt het werkproces nauwkeurig onder de loep genomen. Hierdoor wordt het werkproces direct verbeterd, wat bijdraagt aan continu verbeteren.

Hoe is Job Instruction gestart op de OK binnen het Erasmus MC?
Op de OK's worden implantaten bij patiënten gescand, wat cruciaal is voor de voorraad en voor het Landelijke Implantaten Register (LIR). Echter, er werd opgemerkt dat niet iedereen op dezelfde manier te werk ging waardoor er verwarring kon ontstaan op de werkvloer. Om dit werkproces te standaardiseren, besloot het Erasmus MC een Job Instruction te schrijven. Onder leiding van Adrie van der Zon (Lean Management Adviseur) hebben Eline de Haas (Junior Projectmanager OK) en Astrid Erkelens Prins (Adviseur Bedrijfsvoering OK) een cursus gevolgd om Job Instructeurs te worden. Hier leerden zij de technieken die nodig zijn voor het maken van een trainingsstandaard en het geven van een Job Instruction met de trainingsstandaard. Na deze driedaagse cursus waren zij gecertificeerde Job Instructeurs en konden zij de standaard voor het scannen van implantaten direct instrueren op de werkvloer aan de operatieassistenten.

Ervaringen van de Job Instructeur
In het begin is het geven van een Job Instruction even wennen. Je moet het werkproces drie keer voordoen. Eerst laat je alleen de stappen zien, waarbij je vertelt welke stap het is. Tijdens ronde twee leg je in detail uit wat de kernpunten per stap zijn, dat zijn de aandachtspunten waar je op moet letten bij het uitvoeren van de stap. In de laatste ronde leg je per stap en per kernpunt uit waarom het op die manier uitgevoerd moet worden. De collega die wordt getraind observeert deze drie rondes zorgvuldig en kan vragen stellen. Daarna voert de collega de handeling meerdere keren uit op precies dezelfde manier die ze hebben gezien bij de Job instructeur. Deze manier van trainen is in het begin voor iedereen wennen, want wanneer krijg je ooit drie keer uitleg voordat je iets zelf mag uitvoeren? Toch went deze manier van trainen snel. Je weet precies wat je elke keer moet zeggen, want je volgt de geschreven standaard. Dit zorgt ervoor dat je consistent bent in je uitleg naar iedereen toe, en draagt bij aan standaardisatie.

Resultaten en ervaringen
Indirecte resultaten van het trainen van operatieassistenten en CSA-medewerkers zijn positief. Op de OK kregen we vaak positieve feedback van operatieassistenten over de Job Instruction. Door tijd vrij te maken voor individuele begeleiding bij het scannen van implantaten werden onbeantwoorde vragen beantwoord en werd nieuw beleid in het gestandaardiseerde werkproces uitgelegd, wat direct na de Job Instruction op de werkvloer kon worden toegepast. Hierdoor verbeterde niet alleen het scannen van implantaten, maar ook de werksfeer. Elke operatieassistent heeft dezelfde Job Instruction gekregen of zal deze nog krijgen. Hierdoor weet elke unit op de OK precies hoe het werk moet worden uitgevoerd en waarom, wat het werkproces makkelijker en plezieriger maakt. Persoonlijke aandacht wordt als prettig ervaren op de werkvloer, ook op de CSA. Het nieuwe werkproces staat voor de deur en iedereen die de Job Instruction heeft gehad, weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Voorbereid het nieuwe werkproces tegemoet!
Voorafgaand aan de training van operatieassistenten werd een nulmeting uitgevoerd. Hoe verliep het scannen van implantaten voor de Job Instructions en wat zijn de resultaten nu? Op de dashboards is duidelijk te zien dat het scannen op de OK's aanzienlijk is verbeterd. Waar voorheen meerdere implantaten incorrect werden gescand, zijn deze fouten drastisch verminderd.
Door het gedetailleerd bekijken van het werkproces zijn naast het geven van Job Instructions ook verschillende verbeterprojecten ontstaan. Ten eerste zijn de werkbeschrijvingen verbeterd en verduidelijkt en wordt er een E-learning aangeboden. Ten tweede zijn digitale en fysieke zakkaartjes gemaakt die operatieassistenten kunnen gebruiken op de werkvloer. Ook is het HiX-systeem, waarbinnen wordt gescand, verbeterd. Dit zijn allemaal voorbeelden van positieve resultaten die mede zijn ontstaan door het geven van de Job Instructions, en er staan nog meer verbeteringen op de planning.

Toekomstvisie
Het geven van Job Instructions op de OK en CSA is iets wat we willen blijven doen binnen het Erasmus MC. Collega's reageren er positief op en werkprocessen worden verhelderd en verbeterd. Dit jaar zullen meer collega's van de OK en CSA worden opgeleid tot Job Instructeur zodat deze inwerkmethode geborgd blijft op de afdelingen.