Carolien van Herpen, manager OK, vertelt

Het is OK-tober in het Reinier de Graaf ziekenhuis; de maand waarin ze extra aandacht besteden aan het operatiekamercomplex. Op deze manier willen ze het reilen en zeilen op deze afdeling laten zien. Caroline van Herpen, manager van de OK, geeft graag een kijkje in de keuken.

Wat is je rol binnen het ziekenhuis?
“De functie van manager OK is gecreëerd omdat de OK een behoorlijk complexe afdeling is. Ik hou me minder bezig met de dagelijkse werkzaamheden op de OK, maar meer met de grote lijnen en de grotere projecten waar wij als afdeling mee te maken krijgen. Denk bijvoorbeeld aan de bouw van het nieuwe OK-complex op de bezoekersparkeergarage. Ik ben nauw betrokken geweest bij de gesprekken over hoe deze nieuwbouw er precies uit moet komen te zien en wat de collega’s die hier gaan werken nodig hebben. Ook hou ik me bezig met het verbeteren van werkprocessen, zoals ervoor zorgen dat er altijd voldoende materiaal beschikbaar is om operaties mee uit te voeren. Ik vind het als manager daarnaast heel belangrijk om dagelijks aandacht te hebben voor de communicatie tussen medewerkers op de OK. Er wordt hier hard gewerkt en er is daardoor minder tijd voor overleg. En dat terwijl er hier ongeveer 160 collega’s werken en ik het belangrijk vind om iedereen onderdeel van het team te laten zijn. Daarom hou ik me onder andere bezig met het verbeteren van de overdracht van werkzaamheden tussen collega’s en zoek ik manieren om iedereen zoveel mogelijk op de hoogte te houden van wat er binnen en buiten de afdeling gebeurt. Denk daarbij aan het versturen van een wekelijkse nieuwsbrief.”

Wat doe je zoal op een dag?
“Ik probeer zo vaak als dat kan bij de dagstart op de OK te zijn, waar we de bijzonderheden van de dag bespreken. Daarnaast stuur ik de afdelingshoofden aan, die van de chirurgie, de anesthesie en de verkoever, waardoor ik vaak overleg met hen heb. Regelmatig maak ik even een rondje op de OK, zodat ik nog beter weet wat er speelt. Ik ben ook vaak buiten de OK te vinden om te overleggen over zaken zoals de begroting, de toekomstplannen voor onze afdeling en afdelingsoverstijgende zaken. Dat vind ik het mooie van mijn functie: ik kan me bezig houden met de grote lijnen, maar ben tegelijk ook dichtbij genoeg om direct op de werkvloer te helpen waar dat kan.”

Waarom is juist jouw werk belangrijk binnen het ziekenhuis?
“De manager OK heeft echt een spilfunctie. Ik hou het overzicht over de hele OK, zodat de hoofden en andere collega’s zich kunnen concentreren op hun werkzaamheden en daardoor beter hun werk kunnen doen. Zo is het voor mij bijvoorbeeld gemakkelijker om risico’s en kansen op de iets langere termijn in beeld te krijgen, zodat we daar als afdeling op in kunnen spelen.”

En wat is voor jou belangrijk in je werk?
“Uitdaging, plezier en open en eerlijke communicatie. Ik vind het belangrijk om een goede sfeer te creëren door met elkaar tijdens het werk leuke dingen te doen, zoals het gezamenlijk meedoen met de Planking Challenge of het fietsen tijdens de Beweegweek. De medewerkers hier werken in een afgeschermde omgeving, zodat we de operatiekamers zoveel mogelijk steriel kunnen houden. Daardoor staat de OK redelijk los van de rest van het ziekenhuis en moeten we het met elkaar doen. Ik vind het daarom belangrijk om op een serieuze, maar ook leuke manier met elkaar samen te werken. Dat kan onder andere door een open en veilige cultuur te scheppen, waarin ook aandacht is voor dingen die niet goed gaan.”

Wat is het meest opmerkelijke dat je in je loopbaan bij het ziekenhuis hebt meegemaakt?
“Dat is voor mij de samenwerking die wij als OK met de TU Delft hebben. Vaak is een OK nogal een gesloten afdeling, dus vind ik het heel fijn dat wij studenten van buiten het ziekenhuis betrekken om mee te denken over oplossingen voor problemen die wij hebben. Samen staan we er open voor om out of the box te denken. Daarnaast vind ik het bijzonder dat de directie van Reinier de Graaf zo benaderbaar is, je merkt daarin echt dat ze veel aandacht hebben voor de medewerkers.”

Als je het ziekenhuis in een zin mocht samenvatten wat is dat dan?
“Een organisatie met mensen die op een warme manier met elkaar omgaan, die nieuwsgierig en enthousiast zijn en die openstaan voor nieuwe dingen.”