De werkzaamheden van een OK-manager in Vlaanderen

Dirk De Maeyer, 47 jaar, is OK-manager in het AZ Nikolaas. Een groot regionaal ziekenhuis met 801 bedden. Ze hebben operatiekwartieren (zoals ze dat zo mooi zeggen in Vlaanderen) op twee locaties in Sint-Niklaas daarnaast ook in Beveren en Lokeren. In totaal 22 zalen en 1 urgentiezaal, zoals de operatiekamers genoemd worden. Dirk geeft ons een inkijkje in zijn werkzaamheden als manager OK.

Hoe ben je in deze functie terechtgekomen?

Ik ben mijn loopbaan gestart als verpleegkundige in 1995. Ik heb de eerste zeven jaar op een verblijfsafdeling Heelkunde gewerkt en vervolgens zeven jaar als adjunct hoofdverpleegkundige op de MRI scan.
In 2008 werd ik gedurende drie jaar hoofdverpleegkundige binnen een chirurgisch dagcentrum. Het opstarten van een spiksplinternieuw chirurgisch dagcentrum was hier de uitdaging.
Het was niet echt de bedoeling om daar te weg te gaan, maar door een personeelscrisis op het operatiekwartier kwam de hoofdgeneesheer de vraag stellen of ik naar de OK wilde switchen.
Ik vond het een gekke vraag, want het was wel even geleden, sinds mijn stagetijd, dat ik in die omgeving had rondgelopen. Ik kende bij wijze van spreken het verschil niet tussen zuurstof en lachgas, maar zo gezegd, zo gedaan. Het gaf mij de kans een nieuwe wereld en een heleboel boeiende karakters te leren kennen. Achteraf bekeken was het de leukste move ooit!
Deze inspirerende omgeving bracht mij de meest leerrijke en toffe momenten in mijn professionele carrière. Een groot team, interactie tussen verpleegkunde, anesthesie, chirurgie en management; vier verschillende werelden.

Uit hoeveel operatiekamers bestaat jullie afdeling en welke specialismen worden er uitgevoerd?

Wij hebben vijftien operatiekamers in Sint-Niklaas en een urgentiezaal, drie dagchirurgische operatiekamers in Beveren en vier operatiekamers in Lokeren. Wij huisvesten alle disciplines behalve cardiochirurgie.

Hoe ziet jouw gemiddelde dag als OK-manager eruit?

Wij starten tegen acht uur om de ingrepen die tijdens de nacht zijn doorgegeven en niet uitgevoerd konden worden tussen het dagprogramma te puzzelen.
We gaan daarmee in overleg met het medisch diensthoofd OK die de coördinatie doet op medisch vlak en de chirurg in functie en last but not least het beschikbare personeel.
In de voormiddag staat er meestal een overleg gepland met een chirurg of met een van onze hoofdverpleegkundigen. Wij zijn samen verantwoordelijk voor de ontwaakkamers, CSA en alle operatiekamers. Alles samen genereert dit toch snel 160 personeelsleden. Er is dus elke dag wel iets te beleven.
Tegen de middag wordt het programma afgesloten voor morgen. Zo gaan we in overleg met de dienst opnameplanning voor de beschikbaarheid van het beddenhuis. Nu er tijdens de covid-19 crisis wel wat heelkundige bedden zijn gesloten kan dit wel eens spannen en moeten we opnieuw met de chirurgen in overleg gaan.
Het onderhandelen over operatietijd, personeelsbezetting en structuren neemt het meeste tijd van de dag in beslag.
‘Elke dag gelijk zijn voor iedere chirurg’ is mijn motto. Op lange termijn werkt dit altijd. Soms is het makkelijker iets toe te geven, maar je moet voor zestig chirurgen hetzelfde doen. Dit is een hele uitdaging.

Hebben jullie te maken met personeelstekorten?

Wij zijn samen met ons toekomstig fusieziekenhuis AZ Lokeren een van de weinige operatiekamers in Vlaanderen zonder vacatures. Door een op punt gesteld nacht en wacht systeem en het net ingevoerde zelfroosteren is de work-life balans mooi in evenwicht waardoor wij over niet alleen een fantastisch team maar ook over een zeer stabiel team beschikken.

Wat is het effect van de Covid-19-crisis op jullie afdeling?

Wij zijn met onze operatieafdeling al enkele keren af en terug opgeschaald. Van de ene dag op de andere van achttien zalen naar twee. Ik kan u verzekeren, dat is niet min. We moesten plots meer dan de helft van de personeelsleden uitlenen aan andere afdelingen: Covid-verblijfsafdelingen, ICU, Spoed Woonzorgcentra etc.. Hun opdracht was niet min. Maar ze hebben het wel gedaan! Dikke chapeau. Dit was echt niet evident voor hen en ook niet voor ons.
Je hart en je verstand zegt dan iets anders als je op die momenten het privéleven van je personeel onderuit haalt. Andersom zijn wij nu de soldaten van de zorg en is het niet de bedoeling om bij de eerste oorlog de handdoek in de ring te gooien.

Hebben jullie ook samenwerkingsverbanden met andere ziekenhuizen?

Ja, we werken uiteraard nauw samen met AZ Lokeren maar ook met AZ Sint-Blasius Dendermonde. We organiseren daar samen de OK-ademie, een driemaandelijkse bijscholing tussen drie ziekenhuizen met als doel onze verpleegkundigen te verdiepen in een onderwerp. De sprekers zijn meestal artsen van deze ziekenhuizen. Zonder hier elkaar de loef af te steken. Een hele fijne organisatie waarbij verpleegkundigen van de verschillende ziekenhuizen elkaar kunnen leren kennen achteraf met een informele babbel.
Personeelsuitwisselingen zijn mogelijk. Alles is beter dan uitzendkrachten aan te spreken. Dit doen we principieel liever niet.

Ervaar jij hiërarchie op jullie afdeling?

Hiërarchie zal er altijd zijn en waar die niet is zullen er dikwijls onduidelijkheden zijn in volatiele omgevingen. Maar er is wel overleg op gelijke voet tussen het medisch en het verpleegkundig departement en dit op gelijke hoogte. Het is belangrijk dat hier een groot respect is ten opzichte van elkaar.

Wat vind je de grootste uitdaging van je vak?

Zoals ik daarnet al schreef, in alle eerlijkheid voor elke OK-medewerker, chirurg of discipline hetzelfde te doen. Je moet ze allemaal recht in de ogen kunnen kijken. Dat is de enige weg naar respect op lange termijn.

Heb je nog tips voor je Nederlandse collega’s?

Zeker, zet een pot Chokotoffs op je bureau! Vanaf mijn eerste dag op de OK heb ik zo’n pot staan. Ik kende niemand op de afdeling en dit was mijn manier om verbinding te maken met de nieuwe collega’s. Het draaide echter anders uit.
Op een dag kwam een briesende chirurg mijn bureel binnen. Het eerste wat hij deed is brullen en ondertussen een chokotoff nemen.
En toen … Had ik het woord 3 minuten lang! Het was stil, op het gesmak van klevende kiezen na.
Schitterend tafereel. De Chokotoffs blijven er staan. Ik ken ondertussen iedereen, maar voor briesende chirurgen helpt het echt. Na die drie minuten werken de endorfines van de chocolade en is een normaal gesprek mogelijk.