Efficiënt werken op OK bij Bergman Clinics. Daar wordt iedereen beter van.

Door geavanceerde technologie, doordachte protocollen, en een focus op duurzaamheid hebben wij bij Bergman Clinics onze operatieprocessen geherdefinieerd, met als resultaat efficiëntieverbeteringen en het blijven aanbieden van hoogwaardige zorg. Onze collega Anas al Jabbari werkt als Kwaliteit- en procesmanager in onze focuskliniek in Hilversum, voor de divisie Bey (Uiterlijk) en vertelt je er graag meer over!

Hoe hebben geavanceerde technologieën en digitale systemen het werk op de OK bij Bergman Clinics efficiënter gemaakt?

Via een digitaal systeem wordt het prothese bestelproces door geavanceerde technologie gestroomlijnd. De protheses die bij een ingreep verbruikt zijn, worden direct automatisch besteld waardoor we altijd de juiste voorraad hebben. Dat gebeurt door een handig scansysteem wat ook informatie deelt met het Landelijk Implantaten Register (LIR) en het Dutch Breast Implant Registry (DBIR). Mede daardoor verloopt de logistieke afhandeling soepeler, want voorheen moesten wij alle drie apart registreren.

Wat voor specifieke protocollen of werkwijzen worden er door jullie gebruikt om ervoor te zorgen dat het team soepel samenwerkt op de operatiekamer?

Bergman Clinics legt de fundamenten voor een gestructureerde samenwerking op de operatiekamers door middel van nauwkeurig uitgewerkte protocollen voor planbare behandelingen. Elk behandelplan ondergaat grondige controle en goedkeuring, waarbij haalbaarheidschecks worden uitgevoerd op het gebied van sessieplanning, benodigde middelen, materialen, medische technologie en de vereiste expertise van het personeel. Dit resulteert in stabiele behandelingen waarbij kwaliteit en veiligheid gewaarborgd zijn.

Kun je ons wat voorbeelden geven van recente initiatieven of innovaties die jullie hebben geïntroduceerd om de doorlooptijd van operaties te verkorten, zonder de kwaliteit van de zorg in gevaar te brengen?

Nieuwe initiatieven om doorlooptijden te verkorten zonder concessies te doen aan zorgkwaliteit omvatten veel verschillende geoptimaliseerde processen, waaronder het gebruik van historische tijden. Door het nemen van de gemiddelde tijd van de laatste 10 ingrepen met dezelfde behandelcode kunnen we een accurate planning garanderen. Dit voorkomt overwerk voor het personeel, maar ook dat schaarse OK-tijd niet onbenut blijft.

Hiernaast zijn we begin 2024 gestart met de implementatie van de elektronische pre-operatieve screening (E-POS). Door middel van deze triage wordt de afspraaksoort op de POS bepaald en kunnen collega's van de anesthesie de juiste zorg en tijd leveren aan de cliënten op het spreekuur. De verwachting is dat gezonde cliënten die geen vragen meer hebben, alleen gebeld zullen worden voor het Informed Consent. Hierdoor kunnen onze zorgprofessionals binnen dezelfde tijd meer cliënten zien.

Hoe wordt er bij Bergman Clinics omgegaan met de uitdagingen op het gebied van planning en roostering om ervoor te zorgen dat de OK optimaal wordt benut?

In periodes van uitdagingen met betrekking tot planning en roostering, wordt er bij Bergman Clinics gebruikgemaakt van een flexibel netwerk. Dit netwerk is samengesteld uit zorgvuldig geselecteerde detacheerders. Als deze collega's niet beschikbaar zijn, wordt er een beroep gedaan op andere vestigingen van Bergman Clinics. Zo wordt de samenwerking tussen verschillende klinieken gestimuleerd om de zorg voor cliënten te waarborgen. In de toekomst willen we er naar toe dat deze volgorde andersom is, maar voor nu is dit nog niet haalbaar.

Onlangs hebben we een FTE-tool ontwikkeld die het meest recente personeelsbestand koppelt aan de gestelde capaciteitsdoelen. Hierdoor wordt duidelijk aangegeven hoeveel FTE nodig is om hoogwaardige zorg te kunnen bieden, en om tegelijkertijd overbelasting van het personeel te voorkomen.

Hoe zorgen jullie ervoor dat het operatieteam altijd up-to-date is met de nieuwste kennis?

Binnen Bergman Clinics koesteren we een dynamische toewijding aan voortdurende educatie, een bron van kennis die niet enkel voor het operatieteam is bestemd, maar voor elke individuele medewerker binnen onze Bergman-gemeenschap. We gaan verder dan de verplichte e-learnings en bieden op maat gemaakte trainingen aan, waarin we groei van elke zorgprofessional mogelijk maken.

Bovendien krijgen medewerkers jaarlijks de kans om hun horizon te verbreden door deel te nemen aan opleidingen. Het Learning & Development team bij Bergman Clinics is actief betrokken bij het begrijpen van de specifieke behoeften van onze klinieken, wat onze inzet voor voortdurende verbetering en individuele groei weerspiegelt.

Gebruiken jullie data-analyse om te zien hoe goed jullie bezig zijn op de operatiekamer?

Finance
In nauwe samenwerking met onze financial controller voeren we maandelijks gedetailleerde data-analyses uit. Deze richten zich op het beheersen van directe kosten en het verhogen van de algehele efficiëntie. Onze recent ontwikkelde Forecastingtool anticipeert op de directe kosten op basis van geplande ingrepen en biedt waardevolle inzichten door vergelijkingen tussen specialisten.

Kwaliteit
In het streven naar continue verbetering vragen we vanuit het kwaliteitsperspectief diverse data op. Dit omvat niet alleen het aantal, maar ook de doorlooptijd van de verwerking van VIM's, klachten, verbeterregistraties en complicaties. Deze gegevens vormen de basis voor constructieve gesprekken met onze Kwaliteit Business Partner, waarmee we de kwaliteit en veiligheid binnen onze operatieprocessen blijven monitoren en vastleggen.

Capaciteitsmanagement
Om de operatiekamer optimaal te benutten, houden we gedegen data-analyses over de OK-vulling en de uitloop van OK-sessies. Deze capaciteitsinformatie stelt ons in staat knelpunten te identificeren en op te lossen, zodat de workflow soepel verloopt. Dit hoeven wij niet alleen te doen, maar hierin krijgen wij ondersteuning van onze afdeling Operational Excellence.

Verzuim
Het analyseren van de redenen voor verzuim is een integraal onderdeel van ons personeelsbeleid. We voeren gesprekken om de oorzaken te achterhalen en stellen een plan op om knelpunten aan te pakken. Hierbij zetten we ons vitaliteitsprogramma in met initiatieven zoals: stoelmassages, vers fruit op het werk, wekelijkse bootcamps en traktaties op gezonde smoothies. Deze initiatieven dragen bij aan het welzijn van onze medewerkers, verminderen stress en bevorderen een energieke werkomgeving.

Hoe houden jullie de hoogwaardige zorg gecombineerd met efficiëntiewinsten op de OK, waarbij jullie de cliënt niet uit het oog verliezen?

Bij Bergman Clinics worden efficiëntieverbeteringen naadloos geïntegreerd met een patiëntgerichte aanpak. Zowel onze kernprocessen als ondersteunende procedures zijn gestandaardiseerd, wat zorgt voor een georganiseerde uitvoering. Bovendien voeren we regelmatig analyses uit om ervoor te zorgen dat overeengekomen behandelingen op een klantgerichte manier worden uitgevoerd met zo’n min mogelijk verspilling in de processen.

Vertel eens, hoe belangrijk is het voor zowel de cliënt als het operatieteam dat hij/zij goed voorbereid de operatie in gaat met efficiëntie in het achterhoofd?

Een zorgvuldige voorbereiding, waarbij de nadruk ligt op doeltreffendheid, vormt een essentieel aspect voor zowel de cliënt als het operatieteam. Een goed voorbereid team is in staat de cliënt met meer zorg en effectiviteit te behandelen. In situaties waarin cliënten aangeven voor de ingreep stress te ervaren, worden diverse interventies ingezet om deze spanning te verlichten. Het gebruik van geavanceerde technologie zoals VR-brillen draagt bij aan het kalmeren van cliënten vóór de ingreep. Bovendien helpt complementaire zorg, zoals pré- en postoperatieve massages, aanzienlijk bij het verminderen van stress voor en na de operatie.

Hoe wordt de feedback van medewerkers én cliënten ingezet om continu verbeteringen aan te brengen in het werkproces op de operatiekamer?

Actieve betrokkenheid van zowel medewerkers als cliënten speelt een cruciale rol in onze voortdurende streven naar verbeteringen. We maken gebruik van diverse evaluatiecriteria, waaronder medewerkerstevredenheid, cliënttevredenheid, incidentmeldingen (klachten, VIM-meldingen, etc.) en wekelijkse veiligheidsrondes. Dit doen we om de kwaliteit, veiligheid en tevredenheid te monitoren en te optimaliseren.

Op welke manier wordt ook duurzaamheid geïntegreerd in de operatieprocessen bij Bergman Clinics, met het oog op zowel efficiëntie als milieubewustzijn?

Binnen Bergman Clinics vormt duurzaamheid een kernaspect van onze operatieprocessen. Jaarlijks wordt vanuit het hoofdkantoor een duurzaamheidsagenda opgesteld. Hierin worden projecten opgenomen, zoals het verantwoord verzamelen van Bluewraps en om het gebruik van Sevofluraan te beperken tot in noodsituaties. Daarnaast streven we naar het overschakelen van disposable naar herbruikbare materialen. Hierbij kun je denken aan OK-jassen, OK-mutsen en aan een ander soort bedlinnen. Op lokaal niveau hebben we het initiatief BergMart gelanceerd. Deze marktplaats voor Bergman Clinics klinieken bevordert het delen van ongebruikte producten, minimaliseert afval en draagt bij aan een duurzame zorgpraktijk. Dit alles zonder concessies te doen aan efficiëntie!

Met al deze mooie efficiëntieslagen zijn wij erg benieuwd; waarom word jij zelf beter van werken bij Bergman Clinics?

Ik word heel vrij gelaten in de verbeteringen die ik door wil voeren. Ik heb bepaalde kaders, maar daarbinnen mag ik me heel vrij bewegen. Door breed verantwoordelijk te zijn voor de kwaliteit en processen, ben ik ook veel in contact met collega’s van andere afdelingen. Dit contact had ik voorheen minder. Hierdoor is mijn kennis verbreed, ik heb echt kennis gekregen van de gehele keten binnen de organisatie. Hierdoor zie je veel sneller kansen om processen in de kliniek en breder in de organisatie te optimaliseren. Ik ben hierdoor als professional heel erg gegroeid.