Naar een nieuwe en effectievere stijl van leidinggeven

Veel leidinggevenden worden geleefd en hebben moeite om uit de ad hoc modus te komen. Niet nodig, betoogt consultant Ben de Swart. Je kan hier namelijk zelf verandering in brengen. In essentie heb je als operationeel leidinggevende drie verantwoordelijkheden. Dat begint bij het structureel oplossen van knelpunten in de praktijk. De oplossing implementeren is je tweede verantwoordelijkheid. Feitelijk gezien betekent dat het aanleren van nieuw afdelingsgedrag. Tot slot ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse reilen en zeilen op de afdeling.

Kom je moeilijk uit de ad hoc-modus, dan ligt je focus op de korte termijn en het oplossen van de problemen in het hier-en-nu. Wil je uit die ad hoc modus? Dan moet je juist gaan investeren in een betere toekomst. Je blik moet op vooruit en dat vraagt van jou nieuw gedrag. Die verandering, die begin bij jezelf.

Uit de ad hoc-modus komen betekent het verleggen van aandacht. Dat is best lastig als je zelf uit de inhoud komt. De verleiding is groot om in het hier-en-nu voor anderen te gaan denken en instructies te geven. Wellicht effectief voor de korte termijn, maar desastreus voor de toekomst. Je ontneemt je medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid. Daardoor stagneert ook hun leerproces. Instructies worden opgevolgd om de relatie met de baas goed te houden, niet omdat ze er zelf in geloven.

Je kunt zelf direct voor verandering zorgen door je focus te verleggen naar het team, en te stoppen met het leidinggeven aan individuele medewerkers. De kwaliteit van jouw afdeling is het gevolg van alle inspanningen door alle medewerkers. Stem je die goed op elkaar af en op de belangen van de afdeling, dan ontstaan er meer eenheid, meer voorspelbare resultaten en minder ad hoc-situaties.

Leidinggeven aan een team betekent vooral het leidinggeven aan de interactie tussen medewerkers die zelf nadenken en beslissingen nemen. Die bij twijfel weten wie hen kan helpen. Maar ook die verantwoordelijkheid nemen voor de sfeer, communicatie en collectieve resultaten. Wil je dat bereiken, ga dan investeren in een systeem dat samenwerken en leren bevordert. En dan bedoel ik niet een computersysteem, die bevorderen dat meestal niet.

Waarom je bij jezelf moet beginnen? Je zult eerst een visie moeten hebben over waar je naartoe gaat en hoe je jouw leidinggevende stijl wil en kan veranderen. Daarna komt de praktijk, het daadwerkelijk veranderen van je eigen gedrag. Hiervoor moet je wel weten wat je drijft, welke kwaliteiten je bezit en wat jou energie oplevert of kost.

Gedrag wordt gestuurd via waarden, inzichten en regels. Dat gebeurt zowel impliciet als expliciet en op individueel en groepsniveau. Wil je minder ad hoc, dus meer voorspelbare uitkomsten? Dan is je belangrijkste instrument het sturen op afdelingsgedrag. Je hebt daar wel expliciete regels voor nodig. Zo weet iedereen wat ze moeten doen en creëer je een objectief kader als basis voor feedback, collectief leren en samenwerken. De noodzaak daarvan illustreer ik graag met een voorbeeld.

Je kent het wel. Het verschil tussen de medewerkers die meer slagvaardig en meer afwachtend zijn. Wellicht heb je zelfs een voorkeur. Besef dan wel dat je afdeling met jouw voorkeur niets kan. Zij hebben beide types hard nodig. De impliciete regel bij de aanpakkers is wellicht: ‘bij een goed idee, direct zelf doen!’ De andere groep kan deze werkwijze ervaren als solistisch, zij zijn van het samen doen. Hun impliciete regel: ‘eerst overleggen, dan doen!’ Dit niet bespreken kan leiden tot botsingen of zelfs een tweedeling.

Heeft je team nu nog moeite om de individuele belangen ondergeschikt te maken aan het collectief? In dat geval ontkom je er niet aan om de regels zelf te bepalen, natuurlijk wel met input van het team. Denk trouwens niet dat je er in het hier-en-nu de populariteitsprijs mee gaat verdienen. Met jouw duidelijkheid kun je de informele leiders direct hun positie ontnemen. Tot op heden zwaaiden zij de scepter met hun persoonlijke impliciete waarden. En ook de mensen die onderpresteren krijgen het zwaar. Opeens wordt hun gedrag zichtbaarder dan ooit. Het gevolg op de korte termijn is nog meer gedoe. Iets waar je wellicht niet op zit te wachten als je al wordt geleefd. En toch is dat de enige manier om én betrokken te blijven én uit de ad hoc modus te komen.

Als het gedoe ontstaat, houd dan vol en blijf jezelf steeds richten op de toekomst. Dat is niet gemakkelijk. Juist daarom moet je jezelf, je kwaliteiten en je valkuilen goed kennen. Het gaat immers om de lange adem en de beoogde betere toekomst. En die begint in het hier-en-nu maar wel bij jezelf.